Zielgruppe:       Mitarbeiter/innen Doppelsekretariat                               

Dauer:               2 Tage

Investition:       898,00 EUR zuzüglich Mehrwertsteuer 

Inklusive:          2 Tagespauschalen mit Kaffeepausen und 3-Gänge-Menü

Seminarort:      Hotel Lamm, Heimbuchental

Termin:             auf Anfrage

Methoden:        Kurzvorträge, Lehrgespräche, Einzelübungen, Gruppenübungen

Nutzen: Wenn zwei Assistenzen sich ein Sekretariat teilen, dann müssen beide an einem Strang ziehen, einheitliche Arbeitstechniken entwickeln und Informationen fließen lassen. Nur so sind eine reibungslose Zusammenarbeit und effektive Entlastung der Führungskraft oder des Teams möglich. In diesem Seminar erfahren die Teilnehmer/innen, wie sie sich gemeinsam optimal organisieren und so einen reibungslosen Tagesablauf sicherstellen 

Seminarinhalte:

1.    So gelingt Kooperation im Duo - Spielregeln für erfolgreiche Zusammenarbeit

• Was macht ein starkes Doppelsekretariat aus?
• Vertrauen schaffen – Spielregeln vereinbaren: Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungsbereich des Doppelsekretariats festlegen und dokumentieren
• Unterschiedliche Arbeitsstile verstehen und kombinieren

2.   Transparenz ist Trumpf-

• Durchblick statt Chaos: Abläufe systematisieren, standardisieren und im Office-Handbuch dokumentieren
• Welche Standards können Sie setzen, um Ihre Zusammenarbeit zu optimieren?
• Klare Aufgabenverteilung: Wer macht was mit welcher Kompetenz und welcher Verantwortung?
• Checklisten für wiederkehrende Aufgaben erstellen
• Mehr Transparenz durch das Prinzip des leeren Schreibtischs

3.  Gemeinsame Tools für Zeitmanagement - Umgang mit Zeitfallen und Ad-hoc-Aktionen

• Effektivität und Effizienz? Wie optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe?
• Prioritätenmanagement im Duett. Nach welchen einheitlichen Kriterien priorisieren wir Aufgaben in A, B oder C?
• Professionelle Delegation von Aufgaben an das Team
• Termine planen – organisieren - überwachen
• Wie planen wir gemeinsam und transparent nach den Kriterien der ALPEN-Methode?
• Das Prinzip des übersichtlichen Arbeitsplatzes – unsere gute Organisation schätzen unsere Kolleginnen/Kollegen und Chefs, wenn wir nicht da sind!

4.    Einheitliches Auftreten – ein Zeichen von Organisation

• Egal wer anruft? Egal was passiert! Wir präsentieren uns als Einheit nach außen
• Perfekte Abstimmung und Koordination – Missverständnisse und Doppelarbeiten vermeiden
• Einheitliche Gestaltung von E-Mails und Telefonauftritt

5.    Kommunikation ist alles

• Miteinander arbeiten – miteinander reden
• So perfektionieren Sie Ihren Informationsfluss
• Konstruktives Miteinander – konstruktive Kommunikation